Πως να οργανώσεις τα αρχεία σου στον υπολογιστή

Πως να οργανώσεις τα αρχεία σου στον υπολογιστή;

Ένα από τα βασικά ερωτήματα στην προσωπική οργάνωση μιας και πλέον είναι όλο και περισσότερα, όσο και ποιο άμεσα απαραίτητα και πρέπει να ασχολείσαι μαζί τους πολύ μεγάλο ποσοστό της ημέρας.

Το πολύ σημαντικό είναι ο χρόνος που χάνει μια επιχείρηση στην αναζήτηση των αρχείων της. Το παρακάτω απόσπασμα από το νέο μου βιβλίο “Χτίστε τον Ψηφιακό σας Εγκέφαλο” το λέει ξεκάθαρα.

Σύμφωνα λοιπόν με την έρευνα McKinsey(1) οι υπάλληλοι ψάχνουν 1.8 ώρες την ημέρα, κάθε μέρα για πληροφορίες, – 9.3 ώρες την εβδομάδα. Για να το πω αλλιώς, εάν μια εταιρία έχει προσλάβει 5 υπαλλήλους μόνο οι 4 δουλεύουν πραγματικά, ο πέμπτος έρχεται μόνο για να κάνει αναζητήσεις αλλά δεν βοηθάει με άλλο τρόπο στην επιχείρηση.

Γράφω για αυτό στον No Bullshit Guide “Χτίστε τον ψηφιακό σας εγκέφαλο” με πολύ μεγαλύτερες και ανατριχιαστικές λεπτομέρειες.

Είναι λοιπόν πάρα πολύ βασικό να έχουμε έναν σωστό τρόπο αποθήκευσης της πληροφορίας, των αρχείων μας, έτσι ώστε να είμαστε πιο παραγωγικοί. Έχω χωρίσει το άρθρο σε 2 μέρη γιατί ο τρόπος που αποθηκεύουμε την πληροφορίας μας έχει πολύ μεγάλη διαφορά εάν μόνο εμείς έχουμε πρόσβαση σε αυτήν ή εάν πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτήν και οι συνεργάτες μας.

Αποθήκευση πληροφορίας για εμάς μόνο.

Εδώ τα πράγματα μπορούν να είναι απλά. Ο καθένας μπορεί να έχει το προσωπικό του σύστημα και να είναι απόλυτα οργανωμένος με τον τρόπο του, σωστά; Και όμως όχι! Με ελάχιστες εξαιρέσεις ανθρώπων που είναι πραγματικά οργανωμένοι, οι περισσότεροι απλά πετάνε τα αρχεία τους μέσα στον υπολογιστή (κυρίως στην επιφάνεια εργασίας τους) και κάθε φορά που θέλουν κάτι παίζουν εκείνο το παιχνίδι που παίζω με τα παιδιά μου Βρείτε το αντικείμενο στην εικόνα! Άπειρο χάσιμο χρόνου, διπλά αρχεία που δημιουργούνται γιατί δεν μπορείς να βρεις το αρχικό, και φωτογραφίες που δεν ξαναβλέπεις ποτέ μιας και είναι βαθιά χωμένες σε κάποιους φακέλους. Αυτά μόνο μερικά από τα συμπτώματα της κακής οργάνωσης προσωπικών αρχείων.

Πέρα από το κομμάτι της αποθήκευσης μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο χρησιμοποιώντας την εξαιρετική λειτουργία που οι περισσότεροι υποτιμούν, την Προεπισκόπηση Περιεχομένου. Πηγαίνετε στο Προβολή σε έναν οποιονδήποτε φάκελο στην Εξερεύνηση των Windows και ενεργοποιήστε το Παράθυρο προεπισκόπησης. Έτσι θα έχετε τη δυνατότητα να παίρνετε μια εικόνα του περιεχομένου ενός αρχείου χωρίς καν να χρειαστεί να το ανοίξετε. Πάρα μα πάρα πολύ χρήσιμο όταν αναζητάτε κάτι που δεν είναι δυνατόν να βρεθεί βάσει ονόματος αρχείου (εικόνα ή κείμενο με συγκεκριμένα χρώματα και περιεχόμενο, κείμενο με/χωρίς μορφοποίηση κλπ)

Τι πρέπει να κάνουμε για να οργανώσουμε τα αρχεία μας;

Πως να οργανώσεις τα αρχεία σου στον υπολογιστή λοιπόν; Εδώ έρχεται το σύστημα ΕΠΠΑ που τα τελευταία χρόνια έβαλα σε εφαρμογή και εγώ και ηρέμησα. Είναι δημιούργημα του Tiago Forte (The P.A.R.A. Method) και σήμερα θα μιλήσουμε περισσότερο για αυτό. Το σύστημα Ε.Π.Π.Α. (P.A.R.A.) είναι όπως είπαμε ένα δημιούργημα του Tiago Forte και σημαίνει:

ΈΡΓΑ (PROJECTS)

ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΕΥΘΥΝΗΣ (AREAS)

ΠΟΡΟΙ (RESOURCES)

ΑΡΧΕΙΟ (ARCHIVES)

Σε αυτό κάθε αρχείο μπαίνει στον κατάλληλο φάκελο ανάλογα με το τι είναι.;